Насколько эффективен ваш непроизводственный персонал?
Многие владельцы бизнеса уделяют достаточное внимание эффективности технологических процессов производственного персонала. Операции стандартизируются, закупается современное высокопроизводительное оборудование, вкладываются большие средства в оптимизацию процессов и обучение сотрудников.В то же время не всегда достаточно внимания уделяется эффективности подразделений, работающих в офисах, за компьютером. Компании могут одновременно иметь обученный и вышколенный производственный персонал, и неэффективные подразделения офисных работников. При этом расходы на содержание штата офисных сотрудников могут достигать значительных величин, а ведь это не только фонд оплаты труда, это еще и оргтехника, и аренда офисных помещений. И тем не менее начальник какого-нибудь отдела вновь просит принять еще одного человека на работу, потому что существующие работники не справляются с объемами работ.
С чем связано такое положение дел? Во-первых, со сложностью контроля эффективности работы за компьютером. Во-вторых, со сложностью IT-сферы для неспециалиста в этой области. Готовые автоматизированные решения для бизнеса, всевозможные ERP, CRM и прочие системы, которые делают работу за компьютером эффективной, стоят достаточно дорого, и не у всех компаний есть средства на их внедрение и постоянную техподдержку. Тем более в условиях кризиса. Но выживать-то нужно уже сейчас. Что же делать?
Автоматизация работы в MICROSOFT OFFICE
Любая повторяющаяся работа в офисных программах может и должна быть автоматизирована!Даже при наличии специального программного обеспечения в компании, все равно не всегда получается полностью отказаться от программ Microsoft Office. Excel, например, довольно гибкий инструмент, в нем можно быстро изменить форму отчета, подкорректировать данные, вставить дополнительные строки и т. д. И для этого не требуется особых специализированных знаний.
Поэтому разберем оптимизацию офисной работы на примере программы Excel.
Представьте себе ситуацию, когда какой-нибудь отчет выгружается и формируется специализированной программой за несколько секунд, а потом работник тратит несколько часов в Excel, чтобы привести данные в нужную форму. И либо денег на перенастройку специализированной программы нет, чтобы она сразу выдавала отчет нужной формы, либо даже никому в голову не приходит мысль о такой возможности.
Для выполнения одного и того же объема работы у «продвинутого» пользователя может уйти в десятки раз меньше времени, чем у новичка. Однако некоторые задачи обычными средствами Excel решить либо невозможно, либо время, потраченное на разработку решения при помощи формул, будет несоразмерно большим, поэтому иногда людям кажется, что «эту работу по-другому сделать нельзя, здесь надо сидеть и долго щелкать мышкой».
Вот тут нам на помощь приходят макросы. Если взять определение, то макрос — это «набор команд, с помощью которых можно автоматизировать выполнение повторяющихся задач». Причем спектр действий у макроса намного шире, чем у стандартных средств Excel (формул, сводных таблиц и т. д.). И если вы способны передать свою работу на компьютере другому человеку, давая четкие инструкции, то знайте, что с 99%-ной вероятностью есть возможность передать это и макросу.
Сама возможность создания макросов уже встроена в Excel (а также в Word и другие офисные приложения Microsoft) и не требует никаких дополнительных программ или установок.
Всевозможные форматирования и сверки списков, перенос данных из одного файла в другой, из Excel в Word и обратно, формирование писем в Outlook с определенным текстом и вложенными файлами нажатием всего лишь одной кнопки! Автоматическое создание файлов Excel или Word с нужным содержанием и заголовком, даже запрос информации из интернета — все это лишь малая часть того, что подвластно макросам!
Повторяющаяся работа, на которую человек регулярно тратит часы рабочего времени, а может быть и дни, макросом может быть сделана за несколько минут.
Вот и посчитайте сами. Предположим, существует подразделение из 8 человек. Работа каждого человека при помощи макросов оптимизируется на 1 час в день (абсолютно реальный показатель для макросов). Ежедневно высвобождается 8 часов рабочего времени. Можно нанять еще одного человека и регулярно оплачивать его работу и рабочее место, а можно один раз оптимизировать процессы и добиться того же результата.
Представьте другую ситуацию — по каким-то причинам из офисного подразделения уходит сотрудник. Переманили конкуренты, вышел на пенсию или в отпуск по уходу за ребенком. Все его наработки, весь опыт работы, как правило, теряются — нового сотрудника, пришедшего ему на смену, надо обучать всему заново. Эффективность работы подразделения временно падает.
Другая ситуация — наличие макроса — мини-программы, которая выполняет нужную задачу. Пользоваться ей не сложно — как правило это 1–2 кнопки и несколько настроек. Новый человек приходит на работу, а тут его уже ждет отлаженный бизнес-процесс. Эффективность работы подразделения даже после ухода сотрудника страдает незначительно.
И это мы еще не говорим об отрицательном влиянии монотонной работы на мотивацию персонала.
Подумайте, ведь если можно оптимизировать бизнес-процессы сотрудников за компьютером, то может быть стоит заняться этим, после чего перераспределить обязанности и высвободить людей для других задач?!
Вывод прост — автоматизация офисных процессов может быть недорогой и очень эффективной. Ведь автоматизация процессов в офисных программах не только сокращает временные расходы в сотни раз, но и сводит к нулю вероятность возникновения ошибок из-за невнимательности.
Какие шаги можно предпринять для начала?
Все просто — как правило, системные администраторы — это подкованные в программировании люди. Освоение программирования макросов не должно стать для них непосильной задачей. У нас в Академии был опыт передачи написания макросов одному из студентов-практикантов, который довольно успешно освоил эту задачу уже через две недели. И это был студент, заметим, гуманитарного ВУЗа! Но если такой вариант не подходит по каким-то причинам, то можно воспользоваться услугами сторонних программистов, правда тут уже надо соблюдать осторожность и работать только с проверенными подрядчиками.P. S. Возможен и третий вариант — освоить эту задачу самому!))
Машкин Антон
Руководитель группы оценки и аттестации персонала Академия БИЗНЕС КАР