Учебный центр Академии Бизнес Кар

Профессиональное обучение и консалтинг

+7(495)729-33-48
Написать нам
Как повысить производительность офисной работы?

Как повысить производительность офисной работы?

Насколько эффективен ваш непроизводственный персонал?

Многие владельцы бизнеса уделяют достаточное внимание эффективности технологических процессов производственного персонала. Операции стандартизируются, закупается современное высокопроизводительное оборудование, вкладываются большие средства в оптимизацию процессов и обучение сотрудников.

В то же время не всегда достаточно внимания уделяется эффективности подразделений, работающих в офисах, за компьютером. Компании могут одновременно иметь обученный и вышколенный производственный персонал, и неэффективные подразделения офисных работников. При этом расходы на содержание штата офисных сотрудников могут достигать значительных величин, а ведь это не только фонд оплаты труда, это еще и оргтехника, и аренда офисных помещений. И тем не менее начальник какого-нибудь отдела вновь просит принять еще одного человека на работу, потому что существующие работники не справляются с объемами работ.

С чем связано такое положение дел? Во-первых, со сложностью контроля эффективности работы за компьютером. Во-вторых, со сложностью IT-сферы для неспециалиста в этой области. Готовые автоматизированные решения для бизнеса, всевозможные ERP, CRM и прочие системы, которые делают работу за компьютером эффективной, стоят достаточно дорого, и не у всех компаний есть средства на их внедрение и постоянную техподдержку. Тем более в условиях кризиса. Но выживать-то нужно уже сейчас. Что же делать?

АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ В MICROSOFT OFFICE

Любая повторяющаяся работа в офисных программах может и должна быть автоматизирована!

Даже при наличии специального программного обеспечения в компании, все равно не всегда получается полностью отказаться от программ Microsoft Office. Excel, например, довольно гибкий инструмент, в нем можно быстро изменить форму отчета, подкорректировать данные, вставить дополнительные строки и т.д. И для этого не требуется особых специализированных знаний.

Поэтому разберем оптимизацию офисной работы на примере программы Excel.

Представьте себе ситуацию, когда какой-нибудь отчет выгружается и формируется специализированной программой за несколько секунд, а потом работник тратит несколько часов в Excel, чтобы привести данные в нужную форму. И либо денег на перенастройку специализированной программы нет, чтобы она сразу выдавала отчет нужной формы, либо даже никому в голову не приходит мысль о такой возможности.

Для выполнения одного и того же объема работы у «продвинутого» пользователя может уйти в десятки раз меньше времени, чем у новичка. Однако некоторые задачи обычными средствами Excel решить либо невозможно, либо время, потраченное на разработку решения при помощи формул, будет несоразмерно большим, поэтому иногда людям кажется, что «эту работу по-другому сделать нельзя, здесь надо сидеть и долго щелкать мышкой».

Вот тут нам на помощь приходят макросы. Если взять определение, то макрос - это «набор команд, с помощью которых можно автоматизировать выполнение повторяющихся задач». Причем спектр действий у макроса намного шире, чем у стандартных средств Excel (формул, сводных таблиц и т.д.). И если вы способны передать свою работу на компьютере другому человеку, давая четкие инструкции, то знайте, что с 99%-ной вероятностью есть возможность передать это и макросу.

Сама возможность создания макросов уже встроена в Excel (а также в Word и другие офисные приложения Microsoft) и не требует никаких дополнительных программ или установок.

Всевозможные форматирования и сверки списков, перенос данных из одного файла в другой, из Excel в Word и обратно, формирование писем в Outlook с определенным текстом и вложенными файлами нажатием всего лишь одной кнопки! Автоматическое создание файлов Excel или Word с нужным содержанием и заголовком, даже запрос информации из интернета – все это лишь малая часть того, что подвластно макросам!

Повторяющаяся работа, на которую человек регулярно тратит часы рабочего времени, а может быть и дни, макросом может быть сделана за несколько минут.

Вот и посчитайте сами. Предположим, существует подразделение из 8 человек. Работа каждого человека при помощи макросов оптимизируется на 1 час в день (абсолютно реальный показатель для макросов). Ежедневно высвобождается 8 часов рабочего времени. Можно нанять еще одного человека и регулярно оплачивать его работу и рабочее место, а можно один раз оптимизировать процессы и добиться того же результата.

Представьте другую ситуацию – по каким-то причинам из офисного подразделения уходит сотрудник. Переманили конкуренты, вышел на пенсию или в отпуск по уходу за ребенком. Все его наработки, весь опыт работы, как правило, теряются – нового сотрудника, пришедшего ему на смену, надо обучать всему заново. Эффективность работы подразделения временно падает.

Другая ситуация – наличие макроса – мини-программы, которая выполняет нужную задачу. Пользоваться ей не сложно – как правило это 1-2 кнопки и несколько настроек. Новый человек приходит на работу, а тут его уже ждет отлаженный бизнес-процесс. Эффективность работы подразделения даже после ухода сотрудника страдает незначительно.

И это мы еще не говорим об отрицательном влиянии монотонной работы на мотивацию персонала.

Подумайте, ведь если можно оптимизировать бизнес-процессы сотрудников за компьютером, то может быть стоит заняться этим, после чего перераспределить обязанности и высвободить людей для других задач?!

Вывод прост – автоматизация офисных процессов может быть недорогой и очень эффективной. Ведь автоматизация процессов в офисных программах не только сокращает временные расходы в сотни раз, но и сводит к нулю вероятность возникновения ошибок из-за невнимательности.

Какие шаги можно предпринять для начала? 

Все просто – как правило, системные администраторы – это подкованные в программировании люди. Освоение программирования макросов не должно стать для них непосильной задачей. У нас в Академии был опыт передачи написания макросов одному из студентов-практикантов, который довольно успешно освоил эту задачу уже через две недели. И это был студент, заметим, гуманитарного ВУЗа! Но если такой вариант не подходит по каким-то причинам, то можно воспользоваться услугами сторонних программистов, правда тут уже надо соблюдать осторожность и работать только с проверенными подрядчиками.

P.S. Возможен и третий вариант – освоить эту задачу самому!))

IMG_4173.jpg

Машкин Антон
Руководитель группы оценки и аттестации персонала

Академия БИЗНЕС КАР

Вернуться к списку публикаций

Google+